En toda organización es fundamental un equipo constituido por miembros con distintas funciones, habilidades diferentes, actuando de forma integrada y orientados hacia un objetivo común. Este es el concepto básico de la filosofía de los equipos de trabajo. Desde el nacimiento de esta visión, el acuerdo básico que establecen sus integrantes es el de trabajar en conjunto. De aquí surgen dos conceptos importantes de aclarar: equipo de trabajo y trabajo en equipo.
El equipo de trabajo es el conjunto de personas asignadas o autoasignadas, de acuerdo a habilidades y/o competencias específicas, para cumplir una determinada meta bajo la conducción de un coordinador. El trabajo en equipo se refiere a la serie de estrategias, procedimientos y metodologías que utilizan los grupos humanos para lograr las metas propuestas.
Por equipo de trabajo se entiende como un número reducido de personas con capacidades complementarias, comprometidas con un propósito, un objetivo de trabajo, planeamiento común y con responsabilidad mutuamente compartida. Todo equipo de trabajo debe aprender a trabajar en equipo, es decir aprender a desarrollar estrategias y metodología que les conduzcan a los resultados esperados.
El desarrollo de un equipo de trabajo requiere en principio de una actitud individual, cada miembro debe tener la voluntad de querer ser parte del equipo e integrarse en un trabajo en conjunto y con responsabilidades compartidas. Aprender a trabajar de forma efectiva como equipo requiere su tiempo y se adquieren habilidades y capacidades necesarias para el desempeño armónico de su labor.
Existen distintos aspectos necesarios para que un conjunto de personas se convierta en un equipo de trabajo y actúen con eficacia para lograr lo que se ha propuesto, entre ellos se pueden mencionar:
a) Compartir una visión común. Toda acción humana tiene sobre su base necesidades e intereses y para su cobertura o satisfacción requiere establecer una visión a largo plazo, con objetivos a mediano plazo y con la definición de metas a corto plazo. Al integrarse en un equipo de trabajo se debe tener claro que todas las funciones están orientadas hacia una meta en común, lo que facilita la integración de sus miembros, ayuda a crear conciencia y producir resultados altamente satisfactorios.
Todos los grandes proyectos que se han implementado en la historia de la humanidad tuvieron como inspiración la satisfacción de una necesidad convertida en sueño, aspiración y luego en visión. Joe Dispenza en su libro Deja de ser tu afirma que “la grandeza es aferrarte a un sueño más allá de tu entorno”.
Alinear la visión requiere tener claridad de lo que se espera y la posibilidad de transmitirlo a todos los miembros que integran el equipo. De ahí que la visión, objetivos y metas deben estar claramente definidas y cada miembro del equipo no solo debe saber su responsabilidad, sino también los parámetros de cumplimento orientados a concretar la visión. En un equipo de trabajo, el logro de metas individuales cobra sentido y se vuelve condición motivante cuando éstas contribuyen a las metas comunes.
b) Liderazgo efectivo. La capacidad para influir es la característica básica de un líder y en un equipo de trabajo esta capacidad ya no es solo hacia cada uno de los miembros de forma aislada, sino que debe utilizarla para integrar al equipo. El liderazgo efectivo se visualiza cuando todos y cada uno de los miembros alcanzan sus metas individuales y se preocupan en conjunto por alcanzar el objetivo común generándose una condición cohesionadora del equipo. Cuando se percata que se es parte del logro, de la concreción de un resultado que va más allá de sus funciones, crea en la persona un sentido fuerte de pertenencia.
Para ello el líder debe generar un proceso de creación de una visión del futuro que tenga en cuenta los intereses de los miembros del equipo, desarrollando una estrategia que los integre, utilizando adecuadamente el poder a fin de incitar a las personas para que su esfuerzo sea voluntario y entusiasta en función de los objetivos y metas del equipo.
El liderazgo efectivo implica cultivar altos niveles de liderazgo que permita obtener resultados (3er nivel propuesto por Maxwell) y generar nuevos líderes (4to nivel propuesto por Maxwell). Es así que la actuación efectiva de un líder está en función de 2 puntos básicos indisolublemente integrados: Los integrantes del equipo y los resultados a obtener.
c) Promover canales de comunicación. La comunicación es vital en los equipos de trabajo y puede definirse como uno de los principales atributos de un líder, clave para la conducción de su equipo. A pesar que las personas poseemos la capacidad de comunicarnos y es una de las condiciones que nos distinguen, ésta no siempre es utilizada eficazmente. No es sencillo hacerlo, la comunicación eficaz implica lograr entendimiento común. La búsqueda de la integración de los equipos de trabajo pasa por la capacidad de comunicarse entre sus miembros en todos los sentidos, direcciones y niveles, ascendente, descendente, horizontal y vertical.
Se recomienda tener en cuenta algunos elementos básicos como la escucha activa y cordial mostrando interés en lo que se dice, expresar respeto a las opiniones, mantener diálogos “maduros”, enfocarse en los hechos y no en las personas, transmitir mensajes con claridad en sus propósitos, utilizar los mejores canales para una comunicación eficaz, dosificar el mensaje, entre otras condiciones.
d) Existencia de un ambiente de trabajo armónico permitiendo y promoviendo la participación de los integrantes de los equipos, en donde se aproveche el desacuerdo para buscar una mejora en el desempeño. Un clima laboral de alta satisfacción genera confianza entre los miembros del equipo y permite mutuos aprendizajes.
En la estrategia de conformación del equipo es vital poner la atención en la visión común y recalcarla para generar actitudes pivotes y construir un ambiente de armonía, en donde la discusión es constructiva, la competencia es beneficiosa y el apoyo mutuo genera confianza. Repetir la visión constantemente y medir los avances para su concreción genera inspiración y cohesiona a sus miembros.
Construir un equipo de trabajo requiere invertir tiempo en una definición de objetivos y metas colectivas y de ellas se desprenden metas individuales. Se requiere además contar con una clara asignación de roles, establecer normas de actuación, trabajar por la cohesión del equipo en donde sus miembros se integran con interdependencia.
Para fomentar la eficaz actuación de equipo es importante cultivar características que reflejan las 5 C´s:
- Complementariedad: Implica que cada miembro del equipo posee atributos y habilidades que son útiles para todos. No todos poseen las mismas condiciones, pero la “gracia” está en aprovechar la diversidad y complementarse como equipo.
- Coordinación: Esta condición implica actuación en tiempo y lugar apropiado a sus roles y en función de un objetivo común. Es el uso de estrategias y patrones de comportamiento dirigidos a integrar acciones, conocimientos y objetivos de miembros interdependientes con el objetivo de alcanzar metas comunes. Asi cada persona participa desde su rol pero en tiempo y espacios propios que contribuyen de forma oportuna en el logro de las metas.
- Confianza: Significa seguridad en sí mismo y en los demás con la certeza que todo se hará con el más alto nivel de eficiencia. Es la esperanza firme que una persona tiene. Sabe que algo sucederá, ya sea se trate de sus propias funciones y responsabilidades asignadas, o las funciones o responsabilidades de otra persona. Para generar confianza en los equipos de trabajo es importante conocer a la otra persona, lo que se consigue escuchando a los demás y actuando de forma consistente. Consistencia y liderazgo van de la mano; hay que ser coherentes y constantes en todos los actos para generar entornos de confianza.
- Comunicación: Es la transmisión de mensajes de forma eficaz con el afán de generar un entendimiento común. Todo comportamiento adquiere valor de mensajes y en su trasmisión se presentan pensamientos, emociones, vivencias, juicios, etc.
- Compromiso: Se trata de una obligación contraída con uno mismo en favor de un proyecto individual y/o colectivo. Es asumir la responsabilidad sobre sus actuaciones que está en función de una visión común y bajo la integración de todos sus miembros.
Tener en cuenta estos elementos puede ser de gran utilidad para pensar en actividades tendientes a promover un verdadero equipo de trabajo en donde «el todo sea mucho más que la suma de las partes».
La estructura organizacional de la mayoría de las empresas, fueron diseñadas de forma jerárquica, cuya visión se asientan, entre otras condiciones, en la práctica del trabajo en equipo. La definición de las jerarquías supone que cada uno de los diversos estamentos de toda la organización actúe sobre la base de la especialización y con interdependencias entre ellos. No es posible que la posición más alta logre ver los resultados propuestos si no existe clara coordinación entre los niveles que le reportan, es decir que sus dependencias actúen con visión de equipos de trabajo. Si la estructura organizacional «pide» trabajo en equipo, éste no se dará a no ser que se constituyan en equipo de trabajo.
Posiblemente la estructura piramidal no es la que refleje con mayor felicidad este concepto y visión de la filosofía de equipo de trabajo y de ahí las estructuras matriciales, pero en ambos casos la necesidad de actuar como equipo es determinante para garantizar buenos resultados.
En algunas empresas/organizaciones da la impresión que no se entiende esta lógica y es muy común observar en clara oposición a los departamentos de ventas y administración, por mencionar a los clásicos, unos procurando sobrepasar las normas y los procedimientos en “favor” del cliente o de la venta y otros bloqueando con procedimientos que se deben cumplir en “favor” de la empresa/organización.
¿Acaso no todos los departamentos, administración, ventas, operaciones, gestión humana, producción, seguridad etc., buscan la rentabilidad de la empresa a través de la satisfacción del cliente?
Desarrollar vivencia de equipos en el trabajo requiere resolver problemas en conjunto y con amplia participación e involucramiento de todos los que integran la organización, permitiendo generar disposición emocional hacia la búsqueda y logros de resultados como equipo.
Esta práctica no se genera con el mero desarrollo de eventos de formación, más bien estos contribuyen en su desarrollo y son parte fundamental de la generación de la cultura de equipos, pero no es, ni pueden ser el único ingrediente.
La generación de cultura de equipos es la resultante de un proceso de “afianzamiento” de hábitos, es la expresión de patrones repetitivos que producen costumbre; a tal punto que se internalizan o introyectan en cada uno de los miembros de la organización y de sus respectivos equipos naturales de trabajo (léase departamentos, secciones o unidades).
Desarrollar cultura de equipos efectivos, es decir materializar esta filosofía, implica desarrollar procesos que involucran varias facetas y niveles, tal como lo he propuesto en mi primer libro Ideas sobre la gestión humana en el trabajo con el método de implantación de cultura organizacional 9 pasos en 7 meses (liderazgo, valores, servicio al cliente y equipos de trabajo)
La primera etapa de este proceso es definir el concepto de equipo desde la óptica de la organización. Quiere decir que cada empresa debe definir sus comportamientos básicos y a pesar que la filosofía de equipos de trabajo tiene algunas sugerencias de actuación, no implica que se aplique todos de igual forma y para todos. Es necesario establecer comportamientos o conductas que están asociados al concepto definido y exigible como estándares no negociables.
Los comportamientos definidos en la cultura deben medirse o evaluarse y sobre la diferencia existente entre lo observado versus lo exigido, y a partir de la diferencia generar el proceso de formación, que desde la experiencia vivida se proponen cuatro momentos de trabajo.
El primer momento permite reflexionar y vivenciar los conceptos de equipos de trabajo y sus diversas variables, el segundo momento pasa por el desarrollo de acciones vivenciales de bajo riesgo, en donde todos los miembros de las organización generan integración a luz de los conceptos de equipos de trabajo, el tercer momento es un taller de mayor exigencias y riesgo, recomendado con preferencias para los equipos gerenciales y el cuarto momento es el denominado “de regreso a casa” en donde todos participan en equipos integrados por miembros de su departamento y trabajan la problemática acerca del trabajo en equipo en la organización.
Los cuatro momentos de trabajo son experiencias vivenciales y es parte de nuestro modelos para crear cultura, en donde los participantes aprenden de forma práctica y con una carga emocional los diversos conceptos y componentes que integran la visión de equipos de trabajo. Las tareas y responsabilidades deben aprenderse en la práctica, en la acción, a través de una serie de dinámicas y prácticas vivenciales que reafirman el concepto de equipo y fortalezcan la práctica de trabajar en equipo.
Este aprendizaje debe trasladarse a la acción cotidiana a fin de generar los hábitos producto de las acciones repetidas. Si lo aprendido se queda en el aula o en el campo de entrenamiento y no se actúa para generar el hábito, mas temprano que tarde se regresa a la vivencia anterior. Por ello es tan importante generar cultura. Un evento formativo creativamente diseñado, sin el afianzamiento de hábitos a través de patrones comportamentales que se exijan como estándares no negociables, serán bonitos y divertidos eventos vivenciales, pero con bajo impacto en el aprendizaje,
Se tiene total claridad que adoptar la filosofía de equipos de trabajo al interior de la organización no es condición exclusiva del empresario o de los miembros que dirigen la organización, ni mucho menos se logra a través de normativas o decretos.
La filosofía de equipos de trabajo debe ser introyectada en cada trabajador, ellos deben asumir desde su propia convicción esta mística y considerarla como una ventaja personal en el desempeño de sus funciones. Asumiéndolo desde una experiencia personal se logra adoptar patrones y posturas propicias para desarrollar el trabajo con una mentalidad de equipos. Es recomendable que para desarrollar la cultura de equipo se integre en el proceso dos aspectos adicionales propio de “nuestro” modelo de 9 pasos en 7 meses: 1. La normalización, creación de políticas y normativas, 2. La medición de conductas a través de diversos métodos.
Las dinámicas y prácticas vivenciales que se desarrollan se enfocan hacia los diversos componentes de la integración de un equipo de trabajo, así se pueden definir prácticas orientadas a la resolución de problemas, a la valoración de la confianza en el equipo, a la reflexión sobre la integración de sus miembros, comunicación en el equipo y muchas otras más. En esta propuesta se presentan algunos componentes que se pueden trabajar. Su concreción depende de las variables que la empresa deseee enfatizar.
Desarrollar esta visión requiere creer en ello, comprometerse con ello, actuar de forma sistemática y con mucha técnica para desarrollar hábitos hacia una cultura de equipo, es decir una serie de conductas repetitivas y observadas por todos de tal forma que refleje una forma de trabajar en esta organzación. Todos deben comprender que se trata de “nuestra” cultura de equipos.
Jaime Orlando García. El incitador de tu ser. Director de Gestión Humana
